IMK Portal voor ondernemers

Direct naar

3. IMK Portal voor ondernemers

Dit hoofdstuk helpt jou, als ondernemer, op weg met functioneel inzetten van het IMK Portal. Doorloop de stappen, van inloggen tot en met het koppelen van je bankrekening, het lezen van het Dashboard en het werken met Budgetten, Scenario's en Rapporten.

Samenvatting

Log in op het IMK Portal en doorloop de rondleiding.
Koppel je bankrekening, begrijp het Dashboard en volg je kasstromen.
Maak budgetten en scenario's en genereer rapporten.

3.1 Aanmelden en inloggen

Uitnodiging en eerste toegang

Ontvang van IMK of je adviseur een e-mail met een uitnodiging voor het IMK Portal.
Klik op de link in de e-mail om je account te activeren.
Kies een veilig wachtwoord en bewaar dit op een veilige plek.

Inloggen

Ga naar de inlogpagina van het IMK Portal.
Vul je e-mailadres en wachtwoord in.
Klik op Inloggen.
Na het inloggen begin je op het Dashboard.

Rondleiding in 5 stappen

Bij de eerste keer inloggen start een korte rondleiding door ThinkOut. Je ziet een venster met bovenaan een titel en onderaan een teller, bijvoorbeeld 1/5. Klik op Volgende om verder te gaan of op X om de rondleiding te sluiten.

De rondleiding legt het volgende uit:

Pas uw Dashboard aan: bekijk een real time momentopname van je financiële status. Voeg widgets toe of pas ze aan.
Beheer uw gegevens: voer gegevens in, bekijk transacties, gebruik inzichten uit historische gegevens, plan vooruit en vergelijk werkelijke resultaten.
Stel uw Werkruimtestructuur in: pas je Werkruimte aan.
Beheer uw account: kies het abonnement dat past bij je onderneming en werk samen met je Team.
Blijf op de hoogte: bekijk je laatst geïmporteerde transacties, open het helpcentrum, geef feedback.

Deze onderwerpen komen ook in de rest van de handleiding terug.

3.2 Bankrekening koppelen (ThinkOut)

Koppel je zakelijke bankrekening aan ThinkOut via Open Banking om actuele Kasstromen te zien.

Naar Bankkoppelingen gaan

Ga in het IMK Portal naar Rekeningen of Rekeningen / Bankkoppelingen.
Klik op Rekening toevoegen.

Bank kiezen

Selecteer je bank in de lijst.
Bevestig dat je een veilige koppeling via Open Banking wilt leggen.

Doorgaan naar je bank

Ga door naar de beveiligde omgeving van je bank.
Log in zoals je gewend bent, bijvoorbeeld met app of reader.
Kies welke rekening of rekeningen je wilt koppelen.

Toestemming geven

Lees de melding van je bank over het delen van transacties met ThinkOut via een gecertificeerde Open Banking partij.
Controleer voor welke periode de toestemming geldt en welke gegevens worden gedeeld.
Bevestig de toestemming.

Terug naar het IMK Portal

Keer na toestemming automatisch terug naar het IMK Portal.
Wacht tot ThinkOut de transacties inleest en toont onder Cashflow / Kasstromen en op het Dashboard.

Opmerking
Je kunt de bankkoppeling later intrekken of aanpassen. De koppeling voldoet aan de Europese PSD2 regels voor betaalgegevens.

3.3 Het Dashboard begrijpen

Na het inloggen kom je standaard op het Dashboard. Dit scherm geeft in één oogopslag inzicht in je Kasstromen, je kredietscore en de status van je Werkruimte.

Blok Start uw reis

Bovenaan zie je het blok Start uw reis. Volg deze stappen:

Werkruimte aangemaakt: gebruik je centrale hub om controle te nemen over je financiën.
U hebt een bankrekening toegevoegd: beheer je gegevens, pas filters toe en gebruik de inzichten voor betere beslissingen.
Begin met het plannen van de toekomst: klik op Ga naar Prognoses om toekomstige facturen, terugkerende inkomsten en uitgaven vast te leggen.
Haal uw Team aan boord: klik op Ga naar Team en nodig teamleden of adviseurs uit om in dezelfde Werkruimte mee te kijken en gegevens toe te voegen.

Kasstromen en kredietscore

Onder Start uw reis zie je standaard:

Instromen: alle inkomende bedragen over een gekozen periode.
Uitstromen: alle uitgaande bedragen.
Kredietpaspoort: koppel je bankrekening om een kredietscore (Credit Passport) te laten berekenen en te volgen.

Deze widgets geven snel inzicht in de ontwikkeling van je Kasstromen en de koppeling met je kredietpositie.

Verdiepende widgets

Verder naar beneden zie je aanvullende blokken, zoals:

Bedrijfsactiviteit: grafiek van activiteiten in je onderneming over een gekozen periode.
Cashpositie: totaal saldo van gekoppelde rekeningen over de gekozen periode.
Status bankverbindingen: status van je bankkoppelingen.
Stroomstructuur instromen / uitstromen: herkomst en bestemming van geld, bijvoorbeeld per categorie.
Rekeningsaldi: overzicht van saldi per rekening of rekeninggroep.
Budgetten instromen / uitstromen: aanwezigheid van Budgetten voor de gekozen periode.
Aankomende prognoses / Achterstallige prognoses: geplande toekomstige en achterstallige posten.
Heatmap instromen / uitstromen: verdeling van in en uitstromen over de maanden.

Filters en perioden instellen

Stel per widget filters en perioden in:

Type kasstroom: kies Alle, Operationeel, Investering of Financiering om te focussen op een deel van de kasstroom.
Periode: kies bijvoorbeeld Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen, Laatste 8 weken, Laatste 3 maanden, Laatste 6 maanden of Laatste 12 maanden om korte of lange termijn trends te analyseren.

Dashboard configureren

Pas het Dashboard aan je voorkeuren aan.

Klik rechtsboven op Configureren om de bewerkingsmodus te openen.
Gebruik bovenin de knoppen Annuleren, Resetten, Beheer widgets en Opslaan.
Versleep widgets om de volgorde aan te passen.
Vergroot of verklein widgets waar dit is toegestaan.
Verwijder widgets waar een prullenbak icoon zichtbaar is.
Klik op Beheer widgets om widgets wel of niet zichtbaar te maken.
Klik op Opslaan om wijzigingen te bewaren.
Klik op Annuleren om terug te gaan zonder wijzigingen op te slaan.
Klik op Resetten om het Dashboard terug te zetten naar de standaardindeling.

Opmerking
De instellingen van het Dashboard wijzigen alleen de weergave. De onderliggende gegevens en berekeningen blijven gelijk.

3.4 Budgetten aanmaken en beheren

Gebruik de module Budgetten om verwachte inkomsten en uitgaven vast te leggen en deze te vergelijken met de werkelijkheid. De module heeft de tabbladen Planning en Opvolging.

Tabblad Planning: budget opstellen

Bovenaan het scherm staat het tabblad Planning actief.

Links zie je Huidige periode met:
- de maand die je bekijkt;
- de bedragen Gebudgetteerd en Gerealiseerd voor Instromen en Uitstromen.
In het midden zie je een grafiek met de ontwikkeling van instromen en uitstromen in de tijd.
Onderaan staat een tabel met kolommen per maand en rijen per categorie, zoals inkomsten, huisvesting, personeel en belastingen. Vul hier de budgetbedragen in.

Budgetbedragen invullen of wijzigen

Klik in de tabel op een cel van de categorie en maand die je wilt aanpassen.
Open het venster Budgetitem bijwerken.
Vul in:
- Bedrag: gepland bedrag voor die maand.
- Valuta: standaard EUR.
- Beschrijving: optioneel.
- Waarde herhalen tot aan: vul hetzelfde bedrag automatisch in voor meerdere maanden.
Klik op Budget bewerken om de wijziging op te slaan. De tabel en grafiek worden direct bijgewerkt.

Weergave en categorieën aanpassen (Acties menu)

Gebruik rechtsboven de knop Acties.

Weergave opties wijzigen:
- kies de periode Vanaf en Eindigend op;
- kies de Valuta;
- bepaal of je het Eindsaldo opnemen in grafiek;
- bepaal of je Lege categorieën verbergen wilt.
Categorieën:
- vink categorieën aan die je wilt weergeven en beperk de weergave tot relevante posten.
Budgetten wissen:
- wis budgetbedragen voor de geselecteerde periode als je opnieuw wilt starten met de planning.
Exporteren:
- download alle budgetgegevens naar Microsoft Excel;
- kies of je start en eindsaldi per maand wilt opnemen.

Eindsaldo bekijken

Onderaan de tabel zie je de rij Eindsaldo.

Klik op Eindsaldo.
Bekijk in het venster:
- het geschatte eindsaldo op basis van je budget;
- het werkelijke eindsaldo op basis van ingelezen Kasstromen.

Gebruik dit om het verschil tussen planning en werkelijkheid te beoordelen.

Tabblad Opvolging: uitvoering volgen

Gebruik het tabblad Opvolging om de uitvoering van je budget te volgen.

Kies bovenaan de maand die je wilt bekijken.
Bekijk per categorie:
- Gebudgetteerd: gepland bedrag;
- Voortgang: balk met gebruik van het budget;
- Werkelijk: gerealiseerde instroom of uitstroom;
- Voorspeld: prognoses voor de komende periode.
Gebruik rechts in elke rij:
- het linkerpictogram Transacties bekijken voor de bijbehorende transacties;
- het rechterpictogram Prognose bekijken voor de prognoses.

Gebruik deze functies om budget, uitvoering en bijsturing te volgen.

3.5 Scenario's maken

Gebruik Scenario's om wat als berekeningen te maken op basis van je huidige Kasstromen en prognoses. Bekijk direct wat er gebeurt met je cashflow als omzet of kosten veranderen.

Voorbeelden van vragen:

Wat gebeurt er met het eindsaldo als de omzet 20 procent daalt of stijgt.
Wat is het effect van hogere energiekosten of huur.
Wat als je een extra lening afsluit of een bestaande lening versneld aflost.
Hoe ziet de cashflow eruit als je een investering doorschuift of vervroegt.

Scenario overzicht en weergaveopties

Ga in het menu naar Scenario's.
Bekijk op het tabblad Samenvatting:
- links het blok Eindsaldo met de cashflow aan het einde van de gekozen periode;
- onder het blok een tabel met per maand de Cash Flow;
- rechtsboven de knoppen Acties en Scenario toevoegen.
Klik op Acties en daarna op Weergaveopties.
Kies Beginnend vanaf en Eindigend op voor de periode van de analyse.
Klik op Opslaan.

Nieuw scenario toevoegen

Klik op Scenario toevoegen.
Kies een Scenariotype:
- Blanco: begin met een leeg canvas en vul alles handmatig in.
- Dynamisch: pas gegevens realtime aan op basis van bestaande prognoses (standaard).
- Momentopname: leg de huidige cashflow vast en wijzig deze vaste set gegevens.
Klik op Volgende.

Scenariodetails invullen

Vul in het scherm Scenariodetails in:
- Naam: bijvoorbeeld "Omzet plus 20 procent", "Omzet min 20 procent" of "Kostenreductie".
- Kleur: kies een kleur om het scenario in de grafiek te herkennen.
- Startdatum en Einddatum: periode waarover het scenario loopt.
Klik op Scenario toevoegen.

Waarden per categorie aanpassen

Na het aanmaken zie je bovenaan een tab met de naam van je scenario.

Zoek in de tabel onderaan de categorie en maand die je wilt aanpassen.
Klik op de cel en open Waarde bijwerken.
Vul in:
- Bedrag: aangepast bedrag voor die maand.
- Gegevens: korte toelichting, optioneel.
- Cashflowwaarde gebruiken: gebruik de huidige cashflowwaarde als uitgangspunt.
- Waarde herhalen tot: trek hetzelfde bedrag door naar volgende maanden.
Klik op Waarde verwijderen om een scenario waarde weg te halen.
Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen.

Resultaten bekijken en vergelijken

Bekijk links in het scherm het Eindsaldo en de Cash Flow voor het gekozen scenario.
Vergelijk in de grafiek de lijn van het scenario met de oorspronkelijke cashflow, meestal als gestippelde lijn.
Bekijk onderin de tabel per maand hoe de bedragen veranderen door het scenario.

Gebruik deze weergave om te beoordelen of maatregelen zoals meer omzet, lagere kosten of extra financiering voldoende effect hebben op je liquiditeit.

Scenario's beheren

Gebruik Acties om scenario's te beheren.

Scenario klonen: maak een kopie van het scenario om een variant te testen.
Instellen als budget: gebruik het scenario als basis voor een nieuw budget.
Scenario verwijderen: verwijder een scenario dat je niet meer nodig hebt.

3.6 Nieuwe rekeningen toevoegen of verwijderen

Koppel in ThinkOut meerdere bankrekeningen of beëindig een koppeling. Dit is relevant als:

je een nieuwe zakelijke rekening opent;
je overstapt naar een andere bank;
je een oude of privé rekening niet meer in de kasstroom wilt meenemen;
je tijdelijk wilt stoppen met het inlezen van transacties.

Nieuwe rekening toevoegen

Ga in het menu naar Rekeningen / Bankkoppelingen.
Klik op Rekening toevoegen.
Selecteer je bank in de lijst.
Doorloop het Open Banking proces zoals beschreven in paragraaf 3.2.
Wacht tot de nieuwe rekening is toegevoegd aan je Werkruimte.

Hoe ThinkOut transacties automatisch inleest

Zodra de koppeling actief is, leest ThinkOut periodiek transacties van de gekoppelde rekeningen in.
Nieuwe mutaties verschijnen automatisch in Cashflow / Kasstromen en in grafieken, Budgetten en Scenario's.
Bekijk op het Dashboard in de widget Status bankverbindingen of de koppeling actief is of aandacht nodig heeft.

Rekening verwijderen of koppeling intrekken

Beheer bestaande bankverbindingen in Rekeningen / Bankkoppelingen.

Klik op de betreffende bankverbinding en kies Verwijderen.
Lees het venster Deze bankverbinding verwijderen met de waarschuwing dat:
- je de verbinding niet kunt herstellen na verwijdering;
- de bankverbinding en alle bijbehorende rekeningen en transacties permanent worden verwijderd.
Typ ter bevestiging de naam van de bank, bijvoorbeeld "ABN AMRO".
Klik op Bankverbinding verwijderen om de actie definitief uit te voeren.

Waarschuwing: Gebruik deze optie alleen als je de gegevens niet meer nodig hebt, bijvoorbeeld in een testomgeving of bij een volledig afgesloten rekening. In andere gevallen is het vaak voldoende om de koppeling niet meer te vernieuwen.

3.7 Rapporten genereren en delen

Maak in het IMK Portal rapporten die gegevens uit ThinkOut samenvatten. De beschikbare rapporttypen hangen af van je instellingen.

Rapport aanmaken via Rapporten & Scores

Ga naar Rapporten & Scores.
Kies het gewenste rapporttype, bijvoorbeeld een algemeen kasstroomrapport, een Viability rapport of een Credit rapport.
Selecteer de periode.
Selecteer indien nodig de Werkruimte of rekening.

Kredietpaspoort (Credit Passport)

Bekijk op het Dashboard de widget Kredietpaspoort met je kredietscore, bijvoorbeeld "Critical Credit Quality".
Lees onder de widget wanneer de score voor het laatst is bijgewerkt.
Klik op PDF rapport genereren om een kredietrapport in PDF te maken.
Gebruik Score herberekenen als de gekoppelde kredietinformatiedienst herberekening ondersteunt. Als de knop grijs is, kun je alleen het PDF rapport genereren.

Rapport downloaden

Genereer het rapport.
Download het rapport als PDF en bewaar het in je administratie of dossier.

Rapport delen met een adviseur

Stel het rapport beschikbaar aan je IMK adviseur of externe adviseur binnen het portal.
Of deel het rapport per e-mail.
Spreek met je adviseur af welke rapporten nodig zijn voor beoordeling of begeleiding.

3.8 Chat of observatie toevoegen

Gebruik in het IMK Portal de communicatie binnen de omgeving van je dossier.

Chat

Open Chat & Observaties of de chatfunctie in het dossier.
Stuur een bericht aan je adviseur met je vraag of toelichting.
Laat de communicatie gekoppeld aan je dossier staan.

Observaties en notities

Voeg bij een periode, transactie of rapport een korte notitie toe.
Leg in observaties bijzondere gebeurtenissen of aannames vast, zoals een eenmalige kostenpost of een afwijkende betaling.

Zo ontstaat voor ondernemer en adviseur een compleet en traceerbaar beeld van de financiële situatie en de gemaakte afspraken.

3.9 Team en werkruimtes beheren

Gebruik Beheer om anderen toegang te geven tot je Werkruimte, zoals een IMK adviseur, externe adviseur, accountant of collega. Bepaal zelf rol en rechten.

Team bekijken en gebruiker uitnodigen

Ga in het menu naar Beheer en open het tabblad Team.
Bekijk de lijst met mensen die toegang hebben tot het profiel van deze Werkruimte.
Klik op Gebruiker uitnodigen.
Vul in het venster Gebruiker uitnodigen het volgende in:
- Naam: naam van de persoon die je uitnodigt.
- E-mail: e-mailadres waarop de uitnodiging wordt verzonden.
- Rol: kies bijvoorbeeld Manager of Redacteur. De rol bepaalt welke acties iemand kan uitvoeren.
Bekijk onder Werkruimtes voor welke werkruimtes de gebruiker wordt uitgenodigd en met welke rol.
Klik op Uitnodigen. De genodigde ontvangt een e-mail met instructies om toegang te krijgen.

Gebruikers per Werkruimte beheren

Ga in Beheer naar het tabblad Werkruimtes.
Bekijk de lijst met werkruimtes met kolommen zoals Naam, Gebruikers, Land en Valuta.
Klik bij de betreffende werkruimte op het pictogram Gebruikers beheren.
Bekijk in het venster Gebruikers beheren per gebruiker de naam, het e-mailadres en de huidige rol, bijvoorbeeld Redacteur.
Pas indien nodig de rol aan via de keuzelijst.
Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Gebruik deze functies om de juiste mensen toegang te geven tot de juiste gegevens, met een rol die past bij hun taak, zoals analyseren, invoeren of alleen meelezen.